안내서 제작 사업은, 서울특별시교육청 및 중부·동부·강서양천·강남서초교육지원청 5개 기관 소속 기록연구사가 협업으로 추진하여 공동 제작하였으며, 서울특별시교육청 산하 학교들이 일관된 기준으로 기록물관리 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 것에 중점을 두었다.
안내서는 학교가 통폐합 되거나 폐지되는 경우, 휴교의 경우로 구분하여 각각의 기록물관리 방법과 절차를 분석하였으며, 해당 절차에 학교에서 수행해야 할 업무 내용들을 세분화하여 누구나 알기 쉽게 설명하였다.
또한 기록물 이관상자 크기 규격화 및 각종 표준화 된 서식들과 업무 체크리스트를 미리 제시함으로써 기록물관리 업무 담당자들의 부담 경감과 학교 행정 효율성 제고를 기대하였다.
『실무자가 꼭 알아야 할 폐교 및 휴교 기록물관리 안내서』는 전자책(e-Book)으로 제작되어 서울특별시교육청에서 일괄 배포 예정이다.
서울특별시중부교육지원청 최도규 교육장은 “이번 안내서 제작 사업은 휴교, 폐교의 기록물관리 업무 과정을 표준화하여 서울특별시교육청 관할 전체 학교가 일관되게 업무를 추진함으로써 학교 중요 기록물의 안전한 관리와 보존이 가능하도록 지원하기 위하여 노력했다”라고 강조하며, “앞으로도 학교의 중요한 기록물들이 안전하게 잘 관리될 수 있도록 우리 교육지원청이 적극적으로 지원하고 함께 노력하겠다.”라고 밝혔다.
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